情報収集、はじめの一歩！RFIで未来のパートナーを探そう

RFIの基本の「キ」：その定義と目的を紐解く

情報提供依頼書（RFI）は、企業が新しいITシステムやサービスを導入する際、複数のベンダーから製品やサービスに関する広範な情報を収集するために発行する文書です。目的は、具体的なソリューションを決定する前に、市場にどのような選択肢があるのか、どのような技術やサービスが提供されているのかを幅広く把握することにあります。

まるで、婚活パーティーでプロフィールをじっくり見て、どんな人がいるのか全体像を掴むようなものですね。

RFIの活用術：賢く情報を引き出すためのポイント

RFIは、単なる情報収集ツールではありません。自社の要件を整理し、市場の動向を把握し、潜在的なベンダーとの関係を築くための重要なプロセスです。

RFIを効果的に活用するためのポイントはいくつかあります。

• 目的の明確化:
  何を知りたいのか、どのような情報を求めているのかを具体的に記述することで、ベンダーも的確な情報を提供しやすくなります。
• 網羅的な質問:
  技術的な詳細から、導入実績、サポート体制、企業の安定性まで、幅広い視点から質問を投げかけましょう。
• 複数ベンダーへの送付:
  比較検討するためには、できるだけ多くのベンダーから情報を集めることが重要です。

例えば、新しい顧客管理システム（CRM）の導入を検討しているとします。この場合、RFIでは各ベンダーのCRM製品がどのような機能を持っているのか、他システムとの連携は可能か、導入実績はどうなっているか、といったことを質問します。
また、クラウド型かオンプレミス型か、料金体系はどうなっているか、といったビジネス要件に関する情報も忘れずに盛り込みます。

この段階では、具体的な見積もりは求めず、あくまで「情報」を集めることに徹するのがポイントです。

flowchart TD
    A["1.ニーズの整理と目的の明確化<br>・課題の明確化<br>・情報収集の目的設定"] --> B["2.RFI草案の作成<br>・背景・目的・質問項目を記載<br>・社内レビューで整合性確認"]
    B --> C["3.ベンダー候補のリストアップ<br>・信頼性、実績、紹介経由などで抽出"]
    C --> D["4.RFI送付と回答依頼<br>・提出期限、フォーマット、返信先の明記<br>・質疑応答対応"]
    D --> E["5.回答の収集と比較分析<br>・情報整理<br>・比較表を作成"]
    E --> F["6.次フェーズへの移行"]

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flowchart TD
    A["1.ニーズの整理と目的の明確化<br>・課題の明確化<br>・情報収集の目的設定"] --> B["2.RFI草案の作成<br>・背景・目的・質問項目を記載<br>・社内レビューで整合性確認"]
    B --> C["3.ベンダー候補のリストアップ<br>・信頼性、実績、紹介経由などで抽出"]
    C --> D["4.RFI送付と回答依頼<br>・提出期限、フォーマット、返信先の明記<br>・質疑応答対応"]
    D --> E["5.回答の収集と比較分析<br>・情報整理<br>・比較表を作成"]
    E --> F["6.次フェーズへの移行"]

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RFIとRFPの違い：似て非なる二つの文書

情報収集のプロセスでよく混同されるのが、RFIとRFP（提案依頼書：Request For Proposal）です。どちらもベンダーに情報を求める文書ですが、その目的とタイミングが大きく異なります。

RFIは「どんな選択肢があるの？」という問いに対し、RFPは「最適な解決策を提案して！」という問いかけに近いと言えるでしょう。
RFIで広く浅く情報を集め、RFPで深く具体的な提案を引き出す。この二段階を踏むことで、より賢明な意思決定が可能になります。

情報提供依頼書が導く、より良い未来への一歩

情報提供依頼書（RFI）は、ITシステムの導入やサービスの選定において、非常に有効な情報収集手段です。しかし、ただ形式的に送るだけでは意味がありません。自社のニーズを正確に伝え、ベンダーから質の高い情報を引き出すことが、RFI成功の鍵を握ります。

ITインフラエンジニアのHITOSHIが言いたいのは、RFIは単なる書類ではなく、未来のビジネスを形作るための大切なコミュニケーションの第一歩だということです。この最初のステップを丁寧に行うことで、後悔のないシステム導入やサービス選定に繋がるはずです。